Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fileáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
Almacenamiento en la nube: Considera la adopción de soluciones de almacenamiento en la nube para facilitar el acceso remoto a la información.
"NetDocuments is dedicated to exceeding buyer expectations by setting up main products and solutions hosted in rock-solid environments."
Cumplimiento normativo: Las organizaciones deben cumplir con la normativa vigente en cuanto a la gestión y conservación de documentos.
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La gestión documental es una disciplina elementary para la operatividad de cualquier organización en el ámbito contemporáneo. Al implementar un sistema efectivo, no solo se optimizan los procesos internos, sino que se potencia la capacidad de las empresas para adaptarse a un entorno cambiante y garantizar el acceso seguro a la información esencial.
A document management system, or DMS, refers to the applications and processes your organization makes use of to shop and manage paperwork. A modern DMS will often provide strong lookup capabilities, metadata tagging, entry controls, and elevated protection processes to safeguard files.
Otro criterio essential es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios Gestión Documental encuentran dificultades para navegarla.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Investigación de Proveedores: Investigar los diferentes proveedores de DMS disponibles en el mercado y las características que ofrecen.
Con Solpheo Suite obtienes mucho más que una herramienta de gestión documental. Se trata de una avanzada plataforma inteligente de gestión de contenido y procesos empresariales.
Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura nearby como la basada en la nube.